Vendor Management Inventory: Zes tips om verwachtingen van je klant te overtreffen

Foodretailers vragen toeleveranciers steeds vaker om proactief de voorraad aan te vullen. Deze vorm van voorraadbeheer heet Vendor Managed Inventory. Dit concept, waarbij een toeleverancier de voorraad bij zijn klant beheert, wint aan populariteit. Leveranciers zijn vaak beter in staat om de juiste voorraad neer te leggen. Hoewel de relatie tussen foodretailer en de toeleverancier hecht wordt, zijn er volgens Slimstock ook een aantal basisprincipes om goed op te letten. 

Door: Rob Klunder, Slimstock

Door een supply chain bril bekeken, is Vendor Managed Inventory (VMI) een fantastisch concept. Je haalt als het ware een schakel uit de keten en vermindert daarmee de planningslast en de onzekerheid. Toeleveranciers hoeven geen veiligheidsvoorraad meer aan te houden. Ze worden niet meer met onverwachte orders geconfronteerd - die orders berekenen ze nu zelf - en het risico op bullwhip-effecten wordt verkleind. Toeleveranciers kunnen hun supply chain kosten optimaliseren, omdat ze de kosten van replenishment-orders kunnen afwegen tegen de kosten van productie en transport. Ook voor de retailer biedt VMI uiteraard voordeel. Die verlaagt zijn planningslasten, heeft minder voorraadbeheerders nodig en krijgt, als het VMl-proces goed werkt, een betere voorraad met minder nee-verkopen. Een lagere planningslast geldt uiteraard niet voor toeleveranciers. Voor hen brengt VMI juist nieuwe uitdagingen met zich mee. Het beheren van voorraden op meerdere klantlocaties is een complexe aangelegenheid. Je moet op een ander verkoopniveau forecasten, rekening houdend met promoties, weersinvloeden en sentimenten in de markt. Je moet kostenafwegingen tussen voorraad-, productie- en transportkosten kunnen maken. Je moet leren op KPl’s te sturen en bijvoorbeeld het risico van boetes en risico op derving tegen elkaar af te wegen. Dit a lies vraagt om geavanceerde IT-systemen en mensen met kennis van zaken.

Als foodbedrijf profiteren

VMI biedt dus commerciële kansen, maar natuurlijk houd je ook oog op jouw winstmarge. Dat kan succesvol, maar dat ligt wel aan de manier waarop je je supply chain operatie organiseert. Voorraadbeheer is een samenspel van processen, systemen en mensen, die een bedrijf in potentie meer omzet (minder nee-verkoop) en significant lagere kosten oplevert. Bij foodproducenten of foodgroothandels die aan VM I gaan doen, komt die hogere winstmarge echter niet vanzelf, is onze ervaring. Sterker nog: als je niet oplet gaat die marge juist omlaag. 

Zes basisprincipes

Voordat je als toeleverancier aan VMI wilt beginnen, is het belangrijk eerst een goede basis in jouw voorraadbeheer te hebben staan. Vanuit de ervaringen die wij als Slimstock hebben, zijn zes stappen cruciaal om jouw doelstellingen te bereiken voor een succesvol VMl-project.

1. Stel realistische doelstellingen

De belangrijkste KPI is de servicegraad oftewel: hoe vaak ligt een product op het juiste moment op voorraad? Retailers zijn geneigd dit percentage zo hoog mogelijk te zetten, maar bedenk goed welke kosten hier van jouw kant tegenover staan.

2. Zorg dat je over de juiste data beschikt

lnzicht in de voorraadniveaus is van cruciaal belang, maar bedenk goed dat bij VMI deze informatie in systemen van een ander bedrijf staat. Hoe krijg je die informatie in jouw eigen voorraadbeheersysteem?  

3. Breng forecasting op topniveau

De uitdaging bij VMI is om als leverancier de gewenste servicegraad te halen met een optimale voorraad. ledere supply chain professional weet wat daarvoor nodig is: een betrouwbare forecast.

4. Automatiseer replenishmentproces

Goede forecasts maken is een, het berekenen van optimale replenishmentorders, voor verschillende artikelen en verschillende voorraadlocaties, is nog wat anders. Slaag je erin met de juiste voorraad de gewenste servicelevels te halen of schiet je tekort en moet je hoge boetes betaIen?

5. Anticipeer op transport­en afleverrestricties 

Een grote verandering voor foodproducenten die aan VMI gaan doen, is dat ze zelf het transport en de aflevermomenten moeten plannen. Bedenk als toeleverancier ook dat door drukte in het magazijn inkomende goederen niet altijd meteen worden ingeboekt of opgeslagen, en er dus vertraging ontstaat tussen moment van levering en ophoging van de voorraad.

6. Verwacht geen wonderen en blijf continu verbeteren

Uit de praktijk blijkt dat nieuwe VM 1-constructies gemiddeld een jaar nodig hebben voordat de verwachte voordelen ten volle worden benut. Het is raadzaam eerst een pilot te doen en hier samen met je klant van te leren. Organiseer meetings waarin je samen de KPl’s analyseert en kijkt hoe het proces kan worden geoptimaliseerd.

VMI uitgelegd

Wat is Vendor Managed Inventory ook alweer? De naam zegt het eigenlijk al; de verkopende partij (toeleverancier) beheert de voorraad bij zijn klant (de retailer). Deze voorraad ligt fysiek in de distributiecentra van de retailer en de toeleverancier moet zorgen dat er voldoende ligt. De retailer stuurt geen inkooporders maar in plaats daarvan moet de toeleverancier zelf zijn aanvulorders genereren, op basis van de beschikbare data en KPI’s die hij krijgt opgelegd. Deze prestatie-indicatoren worden door de retailer vastgelegd in het zogenaamde service level agreement. De eisen en voorwaarden die hierin staan beschreven, zijn vaak spijkerhard en worden strak gemonitord. Per voorraadpunt en/of per productcategorie geldt bijvoorbeeld een minimale servicegraad en minimale houdbaarheid. Wordt die eis niet gehaald dan krijgt de toeleverancier een boete. Gelukkig stat hier ook wat tegenover. In het contract wordt ook geregeld dat de toeleverancier van data wordt voorzien, zoals de liggende voorraadhoogte, verkoopcijfers en het te verwachten afnamepatroon (forecasts).