De sleutel tot een succesvolle retailovername: ‘Af en toe lachen helpt enorm in zo’n traject’

Hoewel overnames in retailland geen unicum zijn, vereist elk traject maatwerk. Ervaren interimmer Natascha Sparrius weet er alles van. Ze vertelt over de uitdagingen en valkuilen die komen kijken bij integraties van retailformules. ‘Het is een complexe puzzel.’ 

Door: Janneke Vermeulen | Foto’s: Guido Benschop

et is een dynamische bedoening op het gebied van overnames in de retailbranche: afgelopen zomer kondigden Nettorama en Boni aan te gaan fuseren, Jan Linders integreert momenteel in Albert Heijn, en ook de integratie van Coop in PLUS loopt al even. Deze laatstgenoemde integratie wordt mede begeleid door interimmer Natascha Sparrius. Zij is verantwoordelijk voor de assortimentsharmonisatie van beide formules: het omzetten of saneren van ruim 3.000 eigenmerkproducten van het Coop- naar het PLUS-merk. Een klus van enorme proporties, vertelt ze: ‘Ons team neemt al die producten onder de loep: wat is de beste timing voor de harmonisatie? Welke leveranciers zijn erbij betrokken en welke contracten zitten daarachter? Hoeveel verpakkingsmaterialen zijn er nog? Wat is de huidige voorraad in de distributiecentra? Zitten daar ‘slowmovers’ tussen, die we wellicht via andere kanalen kunnen verkopen? En hoe houden we de levergraad overeind?’ 

Zo’n harmonisatie is een complexe puzzel. De uitdaging is om deze zo te organiseren dat de omzetting voor de winkels zo soepel mogelijk verloopt, en dat de omzet voor de retailer op peil blijft. Sparrius: ‘Als je bijvoorbeeld met drie vrachtwagens augurken, passata of wijn blijft zitten, lopen de kosten flink op. Vertaal dat naar 3.000 producten en de potentiële schade is gigantisch. Ik hou me dus vooral bezig met kosten, afzet, omzet en marges. Excel is my best friend.’ 

Hoewel Sparrius al meermaals met dit bijltje heeft gehakt (Coop-PLUS is haar vierde retailintegratie), weet ze als geen ander dat elk traject uniek is. ‘Het is en blijft maatwerk. Bij deze overname speelt ook de integratie en reorganisatie van het logistieke netwerk een rol. Die heeft enorme impact op de harmonisatie. Zo hadden we de afgelopen maanden een flinke uitdaging in de diepvrieslogistiek: PLUS en Coop werken met twee verschillende logistiek dienstverleners, waardoor dezelfde producten op twee locaties liggen. Dan is het goed zoeken naar de meest efficiënte oplossing: welke winkel krijgt uit welk distributiecentrum welk diepvriesproduct geleverd?’

Van complexe vraagstukken als deze gaat Sparrius’ hart sneller kloppen. ‘Sommige interimmers houden ervan om ‘op de winkel te passen’. Ze worden tijdelijk ingehuurd bij zwangerschapsverlof of ziekte. Dat zijn natuurlijk ook interessante klussen, maar ik vind het juist mooi als alles opnieuw uitgevonden moet worden.’ 

Kikkers in de kruiwagen

Als interimmer doorziet Sparrius snel de problematiek en gaat ze oplossingsgericht te werk. ‘Ik – en dat geldt vermoedelijk voor veel interimmers – ben gericht op ‘getting the job done’. Vanuit de positie van relatieve buitenstaander is dat vaak makkelijker dan als vaste medewerker. Op het moment dat een overname wordt aangekondigd, valt het fundament onder de commerciële afdelingen weg. Die zijn gericht op bouwen, maar dat is bot gezegd niet meer nodig. Vaak brengt dat grote onzekerheid met zich mee voor de medewerkers van beide partijen. Dan is het nuttig als er mensen betrokken zijn die boven de partijen staan en geen partijdige belangen hebben.’

Toch is een combinatie van zowel interimmers als vaste medewerkers doorgaans de beste samenstelling om een integratie te begeleiden, meent Sparrius: ‘Interimmers zien vaak snel waarom een andere route beter is dan de bestaande route. Maar vaste krachten kennen de organisatie beter en zijn nodig om de dagelijkse processen te bewaken.’

Samenwerken is dus – hoe cliché ook – cruciaal bij een integratie. Maar hoe krijg je de medewerkers mee wier banen op de tocht staan? Humor en empathie zijn daarbij belangrijk, vertelt Sparrius: ‘Af en toe lachen helpt enorm in zo’n traject. Toen ik destijds werd gevraagd voor de integratie van Super de Boer in Jumbo, werd me als eerste gevraagd of ik een beetje vrolijk ben. Dat lijkt misschien niet relevant, maar het is echt een essentiële eigenschap. Humor relativeert. Juist omdat het zo’n pittig proces is, is het extra belangrijk om vaker stil te staan bij het sociale aspect: hoe gaat het? Waar ben je mee bezig? Red je het? Bij een integratie komt er altijd een moment waarop mensen hun kop laten hangen, aan de kant van zowel de formule die verdwijnt als de formule die blijft bestaan. Het ís ook ingewikkeld, dus het is belangrijk om de moed erin te houden. Maar toegegeven: het is een uitdaging om alle kikkers in de kruiwagen te houden. Je voorkomt bij een integratie nooit dat mensen vertrekken.’

Zelf stopte Sparrius in 2006 met haar vaste baan bij C1000. ‘Na een reorganisatie kreeg ik een minder interessante functie. Dat zag ik echt niet zitten. Daarom ben ik in het diepe gesprongen en gestart als freelancer. Na een jaar zat ik al op mijn oude inkomen én had ik interessanter werk dan voorheen.’ In haar loopbaan vervulde Sparrius verschillende rollen in de commerciële retailbranche. Zo was ze onder andere inkoper, category manager en promotiemanager bij verschillende supermarktketens, en begeleidde ze verschillende integraties vanuit category management en inkoop. 

Goede communicatie

Wat trekt haar zo aan in de branche? ‘Het is een snelle business. Dat geldt ook voor de mensen die erin werken: ze zijn doelgericht, commercieel ingesteld en maken makkelijk contact. Aan het begin van mijn loopbaan werkte ik een tijdje in de cultuursector. Een geweldige branche, maar niks voor mij: te langzaam en te weinig efficiënt.’ Ook het assortiment van de foodretail en foodservice vindt Sparrius razend interessant: ‘Vrijwel alles draait om eten en drinken. Op vakantie bezoek ik graag zo’n Franse hypermarché. Dat is echt een uitje voor me. Dan kom ik altijd met een kar vol spullen naar buiten die ik wil proberen, puur uit nieuwsgierigheid.’

Een andere belangrijke lering die Sparrius, naast samenwerken, heeft getrokken uit eerdere integraties is het belang van goede communicatie: ‘Medewerkers moeten zo snel mogelijk duidelijkheid krijgen. Hoe eerder ze weten wat de vervolgstappen zijn, hoe groter de kans dat ze gemotiveerd blijven. De integratie van Emté in Coop en Jumbo (nadat deze was overgenomen van Sligro) duurde even, , maar er lag wel snel een tijdsplanning op tafel waarin onder andere was opgenomen wanneer de integratie zou starten, op welk moment er duidelijkheid zou komen over de structuur van de organisatie, en wanneer het sociaal plan bekend zou worden. Ook leveranciers moeten zo snel mogelijk worden ingelicht over de toekomstige stappen. Anders gaan dingen in no-time mis.’ 

Een laatste leermoment dat Sparrius heeft meegenomen uit vergelijkbare operaties, is dat het helpt om een complex probleem in behapbare stukken te hakken. ‘Toen ik in het begin van mijn loopbaan een keer overweldigd was door alles wat op me afkwam, tipte een collega me om de olifant in kleine stukjes op te delen. Dat advies helpt me ook vandaag de dag nog bij integraties en andere complexe opdrachten.’